Bad Soden (bs) – Pässe, Ausweise oder Führungszeugnisse beantragen, das Wählerverzeichnis pflegen und Wahlscheine ausfertigen, Meldebescheinigungen ausstellen oder Wohnsitzanmeldungen vornehmen: Um diese Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen, benötigt das Bad Sodener Bürgerbüro ein spezielles Fachprogramm. Das bisher verwendete Programm steht zum Jahresende 2024 nicht mehr zur Verfügung und wird daher im Februar durch ein neues ersetzt.
Neues Fachverfahren
Das neue Programm heißt VOIS (Verwalten, Organisieren, Integrieren, Systematisieren) und ist nicht nur von der Benutzeroberfläche her für das Personal im Bürgerbüro Neuland. „Ein gutes Fachverfahren ist wichtig für den reibungslosen Ablauf und den gewohnten Service in unserem Bürgerbüro. Die Umstellung auf ein komplett neues Programm bringt viele Neuerungen, auf die sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter derzeit einstellen. Umfangreiche Schulungsmaßnahmen sind notwendig, und alle vorhandenen Datensätze und Verbindungen müssen in das neue Programm migriert werden“, erklärt Bürgermeister Frank Blasch die Umstellung.
Die Schulungsphase erstreckt sich über insgesamt drei Wochen, die technische Umstellung inklusive Datentransfer erfolgt innerhalb von drei bis vier Arbeitstagen während des dreiwöchigen Prozesses. „Das bedeutet, dass das Bürgerbüro von Montag, 29. Januar, bis einschließlich Dienstag, 13. Februar, zwar weiterhin unter der Woche von 7 bis 19 Uhr und samstags von 9 bis 12 Uhr für die Bürgerinnen und Bürger geöffnet ist, es muss allerdings mit Einschränkungen und längeren Wartezeiten gerechnet werden“, so die Leiterin des Bürgerbüros, Cornelia Räuber.
Insgesamt zwölf Schulungsblöcke müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter absolvieren. Daher kann auch die Bearbeitung schriftlicher Anfragen und Anträge sowie die Bearbeitung von E-Mails in diesem Zeitraum länger dauern als gewohnt. „Um die notwendige Schließung des Bürgerbüros so kurz wie möglich zu halten, haben wir die Schulungen auf einen relativ langen Zeitraum ausgelegt, so dass umschichtig geschult und der Dienstbetrieb aufrechterhalten werden kann“, erläutert die Bürgerbüroleiterin.
Neustart am 19. Februar
Von Mittwoch, 14. Februar, bis einschließlich Samstag, 17. Februar, muss das Bürgerbüro jedoch geschlossen bleiben, da das alte Programm dann offline geht und die Datenmigration zum neuen Fachverfahren erfolgt. In dieser Zeit kann im Fachverfahren nicht gearbeitet werden.
Ab Montag, 19. Februar, beginnt das Bürgerbüro seine Arbeit dann mit dem neuen Programm. „Bitte haben Sie Verständnis, wenn es anfänglich noch zu Verzögerungen im Zusammenhang mit der Anwendung der neuen Software kommt“, bittet Bürgermeister Blasch. „Die Kolleginnen und Kollegen werden wie gewohnt ihr Bestes geben, um alle Anliegen schnellstmöglich zu bearbeiten.“